Koll på lagret med årlig inventering
Om du, i din verksamhet, har varor i lager behöver du genomföra en fysisk inventering av lagret. Ofta sker detta i samband med bokslutsdagen som för många infaller i samband med årsskiftet. En lagerinventering ger dig inte bara koll på dina faktiska tillgångar utan kan också användas för att planera framåt och fatta smartare beslut. Vi berättar hur.
Har du varor i lagret ska du genomföra en fysisk inventering i samband med bokslutsdagen. För en del sker inventering löpande om företaget har ett lagerredovisningssystem eller för varugrupper som omsätts ofta, men för många görs det en gång per år. Om lagret står för mer än 10 procent av bolagets totala tillgångar måste revisorn närvara vid inventeringen, antingen digitalt eller fysiskt.
En inventering talar om exakt hur många varor du har i lager. Det är också ett bra tillfälle att få koll på varor du inte kommer kunna sälja. De kan vara skadade, ha gått ut i tid, eller kanske handlar det om modevaror som inte längre är ”inne”. En inventering visar också eventuellt svinn.
Inventeringen behöver planeras så att det inte stör till exempel inleveranser och så att rätt personal är på plats. Många tar in extrapersonal som kan behöva extra instruktioner. Sätt en tydlig rutin för hur ni räknar och dokumenterar för att undvika förvirring och fel.
Inför bokslutet måste även varulagret prissättas i bokföringen. Principen är att lagret ska prissättas till anskaffningsvärde om inte nettoförsäljningsvärdet är lägre. Om något du köpt in förlorat i värde får du alltså ta upp det till det lägre priset i bokföringen. Om varan i stället ökat i värde ska du fortfarande ta upp det för priset du köpt in det för. Priset vid inköpstillfället spelar alltså roll och kan ställa till det om varor köps in löpande. Det är lätt att missa prisökningar som kan leda till att företagets priser inte höjs i motsvarande mån om för gamla priser används vid lagervärderingen. Men detta finns det bra programvarustöd för.
Om lagrets värde ökar kan det bero på att företaget har fler varor i lager eller att priserna gått upp. Att lagrets värde ökar om företaget expanderar är naturligt men om det ökade lagervärdet beror på minskad försäljning eller längre försäljningstider kan det vara negativt. Det innebär också att mer kapital binds i varulagret vilket kan påverka likviditeten negativt.
Inventeringen kan också hjälpa dig framåt. Det blir till exempel tydligare om du har rätt antal varor i lagret, d.v.s. att lagret omsätts tillräckligt snabbt. Kanske kan du anpassa antalet artiklar i lagret och se över beställningsvolymer. Det blir även tydligare om du sätter rätt pris för varorna i förhållande till ditt inköpspris. Kanske behöver du öka priserna? Vissa varor kanske behöver prissänkas och säljas ut för att inte tappa ännu mer i värde?
För tjänsteföretag kan man kalla motsvarande lager kallas Timbank, det vill säga det ”lager” av timmar som inte är fakturerade inför bokslut. Värdet på en timme uppstår när den genomförs, men ligger i timbanken innan de faktureras. En bra tumregel är att ha koll på timbanken så att den inte blir för stor och att få iväg fakturor för arbete som utförs på löpande räkning regelbundet.