Modernare regler för arkivering av räkenskapsinformation m.m.

Regeringen föreslår förändringar i bokföringslag och aktiebolagslag m.fl. som ska träda ikraft den 1 juli 2024. De viktigaste förändringarna är att kravet att behålla räkenskapsmaterial i dess originalform försvinner. Det blir också mer tekniska förändringar som gäller när en medarbetare på en revisionsbyrå hjälper en revisionskund med redovisning.

Arkivering av räkenskapsinformation
Från den 1 juli 2024 behöver företag inte längre spara kvitton, fakturor och annat räkenskapsmaterial i det skick det hade när det kom in till företaget. Detta innebär att det blir möjligt att enbart spara materialet i form av t.ex. inscannade fakturor, bilder av kvitton redan från den dag materialet kom till byrån. Det sker ingen förändring i kravet på att spara räkenskapsmaterial utan endast i vilken form det kan arkiveras.  De nya reglerna underlättar digitalisering av redovisningen och kan spara mycket tid för företagen.

Om företaget väljer att enbart spara räkenskapsmaterial digitalt måste det under hela arkiveringstiden, som är minst sju år, kunna skrivas ut omedelbart.  Företaget måste lagra de elektroniska dokumenten på ett säkert sätt och behålla utrustning och system för att kunna presentera räkenskapsmaterialet under hela tiden. Den tekniska utrustningen och lagringen måste som huvudregel ske i Sverige, det finns dock möjlighet att lagra i ett annat EU-land och vissa länder utanför EU. Utskrift måste även i dessa fall kunna ske i Sverige utan fördröjning.

Innan pappershandlingar eller elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation förstörs måste företaget vidta både organisatoriska och tekniska åtgärder för att säkerställa att det inte finns någon risk för att räkenskapsinformationen förvanskas eller förstörs. Exakt vilka krav som kommer att ställas kan förväntas framgå av allmänna råd från Bokföringsnämnden.

Enligt de regler som gäller idag måste verifikationer och annat räkenskapsmaterial sparas i den form det hade när det kom till företaget. Det innebär att om företaget scannar in pappersfakturor måste även pappersfakturorna sparas fysiskt eftersom den inscannade bilden anses vara en kopia. På motsvarande sätt gäller att företaget får en faktura i mail som en PDF och skriver ut den för att använda i bokföringen så ska PDF-filen sparas. Efter fyra år är det möjligt att byta lagringsmedia.

De nya reglerna föreslås gälla från 1 juli 2024 och det finns inga särskilda övergångsregler vilket innebär att efter den 1 juli behöver kvitton och fakturor inte längre sparas om ovanstående krav är uppfyllda.

Modernare regler om kombinerade redovisnings- och revisionsuppdrag
Nuvarande jävregler om kombinerade revisions- och redovisningsuppdrag ersätts med ny jävsreglering som tar sikte på innehåll istället för form. Huvudregeln är fortfarande att biträde med redovisning inte är tillåtet för en revisionsbyrå, dvs i praktiken i större kundföretag. För mindre företag blir det även i fortsättningen tillåtet med kombiuppdrag. Den nya lagstiftningen skiljer på bokslut/årsredovisning och löpande redovisning. Bokslut/årsredovisning blir en tillåten tjänst för mindre företag. Löpande redovisning blir tillåtet under förutsättning att byrån inte blir en del av den interna kontrollen i företaget och att bedömningsfrågor hanteras av kunden. I praktiken innebär detta att det fortfarande är kunden som måste bestämma vad som ska ingå i bokföringen men mycket av formalian kring att visa detta försvinner.

Källa: Prop 2023/24:78 Avskaffat krav på bevarande av räkenskapsinformation i original