Uppgifter i en faktura
Det finns krav både i bokföringslagen och mervärdesskattelagen på vilka uppgifter en faktura måste innehålla. Om uppgifterna inte är fullständiga eller felaktiga kan detta innebära att en köpare vägras avdrag för ingående moms. Skatteverket har nu förtydligat vad som gäller i olika avseenden.
En fullständig faktura ska bland annat innehålla uppgifter om säljarens och köparens namn och adress. En förenklad faktura får normalt användas om totalbeloppet inkl. mervärdesskatt är högst 4 000 kr. Köparens namn och adress behöver inte framgå i en förenklad faktura.
Enligt Skatteverket ska det registrerade namnet användas i första hand. En enskild näringsidkare behöver inte registrera något namn hos Bolagsverket även om ett namn används för verksamheten. Detta innebär att om något namn inte är registrerat ska personens för- och efternamn och inte det oregistrerade firmanamnet användas på fakturor. Vidare anser Skatteverket att det fullständiga namnet och inte förkortningar ska användas, undantag finns för inarbetade förkortningar typ LKAB.
En del företag förmedlar varor eller tjänster på uppdrag av någon annan (huvudman), t.ex. auktionsföretag eller mäklare. Om det är förmedlaren som köper in varan och fakturerar slutkund är det förmedlarens namn som ska framgå på fakturan. Ofta ger huvudmannen förmedlaren i uppdrag att fakturera slutkund. I dessa fall är det huvudmannens namn och adress som ska framgå på fakturan, det räcker alltså inte att ange utropsnummer eller en kod för säljaren på fakturan. Uppgifter om huvudmannen kan dock anges på annat sätt än i fakturan, t.ex. genom ett förtydligande som säljare, köpare och Skatteverket kan få tillgång till.
Med adress menas säljarens och köparens postadress, vid flera adresser kan antingen huvudkontorets eller den adress varifrån varan/tjänsten levereras respektive tas emot användas. Både gatuadress och postbox godtas. E-postadresser och liknande godtas däremot inte som adress. Det blir allt vanligare att fakturor skickas till någon annan mottagare, det kan t.ex. vara ett företag som scannar leverantörsfakturor eller en redovisningsbyrå. I dessa fall anser Skatteverket att även företagets normala postadress måste framgå av fakturan, vilket då får ske på något annat ställe än i adressfältet.